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担当者必見!周年記念イベントの準備の流れ

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担当者必見!周年記念イベントの準備の流れ

企業においては、日常的な業務であればそれぞれ担当部署が決まっており、作業の流れを熟知した人材がスムーズに処理してくれるでしょう。
しかし、周年記念イベントのような日常業務とかけ離れた行事の進行となると何から手をつけて良いのか、戸惑いの連続です。

すでにこうしたイベントが年中行事になっていれば、総務部や庶務課といった部署がキビキビと全体を取り仕切ってくれるのかもしれません。しかしそうでない場合、周年記念イベントはどのように準備を進めていけば良いのでしょうか。
全社員が一致団結して周年記念イベントを盛り上げるような準備の仕方についてアドバイスいたします。

まずは「何のために行う周年イベントなのか」を把握

周年記念イベントの準備を始めるにあたり、最初のポイントになるのは「誰が、何のために行うイベントなのか」について関係者全員が認識を共有し合うということです。

これは、仮にこうしたイベントの開催に手慣れているベテラン社員がいたとしても同じことです。「例年通り、決まりきったプログラムを繰り返しておけば良い」などというマンネリで無思考化したイベントを開催するべきではありません。

「誰が主体者となり、誰のために開催するイベントなのか。主役は誰か。このイベントを開催することにより、誰にどうなって欲しいのか」をまとめて「開催のポリシー」としておくことで、準備はスムーズに開始できるはずです。

開催のポリシーが決定したら、次は「周年記念イベント実行委員会」を結成しましょう。これはイベントのプログラムの決定、告知、準備、式進行、後片付けまでを一手に担う暫定的な組織です。一種のプロジェクトチームと考え、全組織から横断的に人材を集めましょう。
この際、こうしたイベントに関係性が大きい部署かそうでないかといった選別は必要ありません。また、ポジションも経営者または重役から管理職、若手社員、非正規雇用職員まで幅広い層から募るのが理想です。なぜなら、このようにして集まったメンバーは社内のあらゆる立場を代表することになり、普段はなかなか聞くことのできない実直な意見を募る良い機会となるからです。

このような取り組み姿勢を見せることが、周年記念イベントを通じて社内の一致団結をはかるうえで大きな効果を発揮することでしょう。

予算に見合った規模の会場を選定

実行委員会ができたら、できる限りの権限を委任しましょう。そうすることでメンバーの自発的な発言や責任ある行動を促します。
さて、実行委員会の最初の仕事は、前章で述べた「誰が、何のために行うイベントなのか」というポリシーをふまえたうえで、定められた予算・日程の範囲内で実現可能なイベントの企画立案を行うことです。

社内に体育館やグランドなどの広大な施設を持たない企業の場合は、イベント会場を借りる必要があります。全社員および関係者、取引先など招待者の概数を見積り、全員が余裕をもって収容できる会場を選定しましょう。規模の大きい会場候補地は限られており、かなり前からの予約が必要です。また、会場の大きさや設備、立地などによって料金もさまざまです。

企業の周年記念イベントでは、予算のもっとも大きな割合を占めるのが会場費であることが多いようです。このため、「イベントを企画するなら、まずは会場決定を」がセオリーとなっており、これが失敗しない社内イベントの鉄則といえるでしょう。

目的に沿ったプログラム・演出の企画

周年記念に限らず、社内イベントでありがちなのは「メンバーがしっかり固まらず、それぞれの意見や言い分が錯綜して開催予定日が近づき、結局やっつけ仕事になってしまう」という失敗パターンです。

こうした失敗を避けるためには、上記で説明したように、できるだけ実務的な条件を固めてしまうことです。日時と会場が決定すれば、プログラムの内容も大枠が固まってきます。催しや記念品などの予算についても、予算から会場費を差し引いた残額内で、できることとできないことの見極めが容易になるでしょう。

そのうえで、「条件が許す限り、当初のポリシーに則って全社員・参加者に有意義・有益なイベントにするためにはどうすれば良いか」の知恵を絞ることによってイベントの内容を充実させることができます。
あえて制約を設けることで、「制約に収まる範囲で、なにかもっとできることはないか?」といった思考が働き、斬新なアイディアが生まれやすくなるのではないでしょうか。

また、ここで外部の専門業者に相談し、いろいろな事例を教えてもらったりアイディアを提供してもらったりするのも良いでしょう。

社内での周知

周年記念イベントの場合、全社員がイベントの関係者であるといえます。このため、社内でのイベント周知は非常に重要な意味を持ちます。

これは、単に実行委員会が決定したこと(日時・会場・イベント内容など)だけ告知すれば良いというものではありません。なぜなら、こういう告知は一般社員に対して「自分たちの知らないところで勝手に決められ、それに従わされる」という受動的な印象を与えてしまいかねないからです。

もちろん実際の企画立案・進行は実行委員会が執り行うのですが、企画段階から「現在、周年記念イベントについてはこのようなことが協議されている」「このようなイベントメニューが候補に挙がっている」などといったことを随時中間報告していき、そこに社内から広く意見やアイディアを募集していくのです。
また、イベントの内容によっては協力者を募る必要もあるでしょう。

このような告知による働きかけによって、一般社員は周年記念イベント計画がどのように進行しているのかを知り、深い関心や参画意識を持ってもらうことが可能になるでしょう。こうした工夫もまた、全社員が一致団結して周年記念イベントを成功に導く秘訣といえます。

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